打通前端业务，实现文书档案自动分类、自动归档
一、背景
在现代信息化社会中，文书档案管理是政府机构、团体、企事业单位和其他组织中必不可少的部分。传统的纸质档案管理面临着查找困难、储存空间有限、信息共享效率低等挑战。因此，引入一个高效、系统化的文书档案管理系统，以提高管理效率和档案的利用率，已经成为各组织的迫切需求。
二、文书档案类型
文书档案主要指在日常工作过程中形成的各种文字材料，常见类型包括：
1）行政公文：如通知、通告、报告、指示、请示、决定、布告、批复、信函、简报等。
2）会议记录：各类会议的记录与纪要。
3）合同协议：与其他单位签署的合同和协议文件。
4）业务报告：业务发展报告、年度总结、评估报告等。
5）内部文件：内部制度、流程文档、工作计划等。
三、传统档案管理的弊端
传统的档案管理方式主要依赖于纸质文件，存在以下弊端：
1）查找困难：需要人工翻阅大量文件，耗时耗力。
2）储存空间有限：纸质档案占用大量物理空间，档案原件易受损坏、丢失。
3）信息共享低效：档案难以实现快速共享和协作。
4）安全性不足：纸质档案易丢失、损坏，且难以进行权限控制。
5）管理成本高：纸质档案的存储、维护和查找都需要较高的成本。
四、目标
1）提高文书档案的存储、检索和管理效率。
2）实现文书档案的数字化、信息化、系统化管理。
3）加强档案的安全性和保密性。
4）提供便捷的信息共享和归档功能。
5）支持文书档案生命周期的全流程管理，包括档案收集、归档、管理、利用、借阅、审批、统计、存储、销毁、安全等。
五、功能简介
1. 档案接收、自动分类与归档
1）功能描述：易协档案管理系统可通过开放的api接口与其他系统进行数据对接（如：政务系统、OA、ERP等），根据各部门预设的档案类型规则和文档内容自动对档案进行分类和归档。
2）提高效率：减少人工分类和归档的工作量。
3）降低错误率：系统化分类避免人为错误，提高档案管理的准确性。
2. 全文检索
1）功能描述：易协档案管理系统通过可本地化部署的OCR引擎+elasticsearch引擎的组合，实现文书档案的快速全文检索功能，利用索引技术实现快速定位。
2）快速查找：用户可以在3秒钟内找到所需档案。
3）提高生产力：通过OCR引擎与数据对接接口的应用，大幅减少档案手动录入的工作压力，减少档案检索时间，提升工作效率。
3. 四性检测
1）功能描述：易协档案管理系统自动对档案的真实性、可靠性、完整性和可用性进行检测和标记。
2）确保质量：帮助识别和标记档案的质量问题。
3）提高信任度：增强档案的可信度和使用价值。
4. 数据统计报表
1）功能描述：提供多维度的档案数据统计和分析报表，支持可视化展示。
2）决策支持：为管理层提供数据支持，助力决策。
3）趋势分析：帮助识别档案使用和管理中的趋势和模式。
5. 工作流审批
1）功能描述：实现档案归档、借阅、鉴定、销毁审批流程的自动化和电子化，支持多级审批。
2）流程优化：加快档案审批流程，减少审批时间。
3）提高透明度：清晰记录审批流程，方便追溯和审核。
6. 档案检索与利用
1）功能描述：用户利用档案检索功能，可根据输入的关键词、时间范围等条件进行档案检索。
2）权限控制：有权限的用户检索出需要的档案后可对档案进行查看，如此用户无权限查看，可对相关档案进行借阅申请。
3）借阅类型：原文申请、附件申请、实物申请、附件下载
7. 档案鉴定与销毁
1）功能描述：易协档案管理系统对超期的档案进行提醒，管理员可进行保管期限鉴定、密级鉴定、销毁鉴定。
2）工作流审批：根据不同的档案类型、不同所属部门，系统可分配不同的相关领导进行审批，审批流程可灵活设置。
3）档案回收站：对于已经通过销毁审批的档案，档案进入回收站，在这里管理员可对档案进行"档案恢复"和"彻底销毁"操作，对于彻底销毁的档案，系统可生成销毁记录清单。
8. 权限控制
1）功能描述：基于角色和用户的权限管理，确保档案的访问安全。
2）增强安全性：防止未经授权的访问和信息泄露。
3）精细化管理：支持按需配置权限，提高档案管理灵活性。
六、总结
易协文书档案管理系统通过信息化手段，提高了档案管理的效率和安全性，帮助组织更好地利用和保护重要的档案信息。在系统实施过程中，需要充分考虑用户需求和技术可行性，确保系统能够长期稳定运行。
客户案例：
